保有個人データの開示等取扱いに関する請求について

アドバンスシステム株式会社（以下「当社」と言う。）が保有する開示対象個人情報に関して、ご本人様、またはご本人様から指名された代理人様等から、(1).開示の請求、(2).利用目的通知の請求、(3)内容の.訂正に関する請求、(4).追加または削除(消去)の請求、(5).利用停止の請求、(6).消去及び第三者提供の停止の請求 、(7).第三者提供の記録に関する請求、( 以下、総称して「開示等のご請求」と言う。) を、当社にお求めになる場合の手続きを下記の通りご案内させていただきます。

１．会社名

アドバンスシステム株式会社

２．管理責任者

個人情報保護管理者 　森永　三郎　(相談役)
連絡先　084 – 921 – 1082

３．保有個人データ等の利用目的のご案内

当社が、継続して保有管理する保有個人データは、以下の利用目的で取扱います。
1). ユーザーご担当者様等の登録個人情報
・お客様への販売製品サポート等に関するご案内や確認、また営業行為のための連絡のため
・当社若しくは販社が開催する展示会やセミナー等に関するご案内のため
・当社のホームページ「問合せサイト」よりいただいた個人情報は、問合せ事項への回答として利用のため
・当社への来訪者からいただいた個人情報については、来訪者確認と入退室管理のため
2). 当社従業員の個人情報
・社員等業務従事者の個人情報は、法令に基づく従業者の雇用管理上必要な公的手続き等の基礎情報として利用のほか、日常の人事労務管理において利用のため
3). 当社に入社等を希望された求職者の個人情報
・求職応募者の個人情報については、社員採用選考、選考結果の案内連絡、郵便物発送、内定後から出社までの連絡のため

４．保有個人データ等の取扱いに関する当社の受付窓口ご案内

当社が保有管理する「保有個人データ」の、開示または利用目的の通知に関する請求をお求めになる場合
また開示対象個人情報の訂正のご請求、追加または削除のご請求、利用停止のご請求、第三社提供停止のご請求をお求めになる場合
更には開示対象個人情報の取扱いに関する申出や問合せは、下記の窓口までお申出下さい。

① 管理窓口及び責任者　　総務部　　総務部長　　安達　重昭
② 連絡先　084-921-1082 , Fax 084-924-9241
③ 住所　　〒720-0076 広島県福山市本庄町中1丁目34番6号 アドバンスシステム株式会社
④ 受付時間　月曜日～金曜日　10:00～17:00 (土曜日・日曜日・祝日・年末年始休暇中を除く)

５．保有個人データの開示等の請求に関するご案内

当社が保有管理する「保有個人データ」に対する、開示等のご請求については、ご本人様からの申出であることを確認出来た場合は、速やかにご請求事項に対応させていただきます。
その際のご請求に関する申請等の手続きを、以下の通りご案内します。
なお、「開示のご請求」、および「利用目的通知のご請求」につきましては、有料とさせていただきます。

5-(1) 保有個人データの開示等の取扱いに関するお申出先
社外のお客様また個人様からの開示等の取扱いに関する受付は、４項にご案内の申出先で対応させていただきます。
※従業員からの開示等に関する請求の受付は、当社総務部にて対応します。

5-(2) 保有個人データの開示等のご請求手続きに関するご案内
① 保有個人データの開示または利用目的の通知をご請求される場合
② 保有個人データの訂正、追加、削除(消去)、利用停止または第三者提供の停止をご請求される場合
上記①項または②項のご請求をされる場合の申請書式は、添付の「保有個人データ開示等請求書(兼)回答書」(以下「指定申請書」と言う。)を記載の上
4項でご案内の当社受付窓口(申出先)に提出下さい。

※保有個人データの開示および利用目的の通知のご請求に対しては、事務手数料をいただきます。
　本項、②で記載のご請求に対しては、事務手数料は不要です。
※開示等の請求書を当社に郵送いただく場合は、配達記録郵便または簡易書留郵便等、配達の記録を追跡出来る方法によりご請求下さい。

5-(3) 保有個人データの開示等のご請求に伴うご本人様、また代理人様からの提出申請文書に関するご案内
ご本人様、また代理人様より開示等の請求をお求めになる場合は、下表の通り確認書面を請求時にご提出下さい。
※なお、本人確認書面(コピー)に、本籍地が明示されている場合は、その部分を塗り潰した書面の提出でも結構です。

ご請求依頼人	指定請求書 ※5-(2)項説明	ご本人様からのご請求を確認する書面	受任者様(代理人請求者様)の本人確認ができる提出依頼書面
ご本人様からのご請求の場合	指定請求書	※以下、いずれかの本人確認書のコピー ・運転免許証 ・パスポート ・健康保険証 ・写真付住民基本台帳カード	※提出書面は不用です。
法定代理人様からのご請求の場合	指定請求書	※以下、いずれかの本人確認書のコピー ・運転免許証 ・パスポート ・健康保険証 ・写真付住民基本台帳カード	① 本人様との関係が確認出来るいずれかの書面を提出下さい。 ・戸籍謄本または戸籍抄本 ・成年後見登記事項証明書 ②その他、代理人本人様を確認する以下の、いずれかの書面コピーを提出下さい。 ・運転免許証・パスポート・健康保険証・住民基本台帳カード
任意代理人様からのご請求の場合	指定請求書	・委任状 ※「委任状」には、実印押印下さい。 ・印鑑証明書 ※「印鑑証明書」は請求申請日以前3か月以内に発行の証明書を提出下さい。	※代理人様を確認する以下の、いずれかの本人確認書のコピーを提出して下さい。 ・運転免許証・パスポート・健康保険証・住民基本台帳カード

※ご請求時に弊社が受理した各種証明書等の書面つきましては、受理後６ヶ月以内に弊社で責任を持ち廃棄させていただきます。

5-(4) 個人情報の開示、利用目的の通知のご請求に関する事務手数料の取扱い
当社が保有維持管理する保有個人データについて、社外のお客様また個人様から、個人情報の開示又は個人情報の利用目的の通知をご請求いただく場合は、事務手数料をいただきます。
◎１件（１回）のご請求に対しまして、1,000円を事務等の手数料として徴収させていただきます。※配達記録郵便または簡易書留郵便封書に、郵便定額小為替をご購入いただき「保有個人データ開示等請求書(兼)回答書」および、ご本人様確認等の立証証明書類(5-(3)項記載)とあわせて当社にご郵送、または直接持参下さい。
ご請求の内容等確認させていただいた後は、遅滞なく事務手続きを進めさせていただきます。

5-(5)保有個人データの開示等のご請求に対する非開示取扱いに関するご案内
以下ご案内した事項に該当する場合は、ご本人様からのご請求である場合でも非開示とさせていただきます。
なお、非開示とすることを決定した場合は、ご本人様にその旨をご通知申し上げます。
① 開示等のご請求に関する手続き書類に不備がある場合で、ご案内した是正に応じていただけない場合。
② 指定申請書「保有個人データ開示等請求書(兼)回答書」に記載された住所が、当社で登録されている住所と一致していない等、本人確認が出来ない場合。

5-(6) 開示等のご請求に伴い当社が取得した「個人情報の利用目的」のご案内
ご本人様等から開示等のご請求において、当社が取得した個人情報につきましては、ご請求事項への対応のためにのみ取扱います。ご提出いただいた個人情報等の重要書類は手続きが終了したのち、6か月間保存し、以降破棄いたします。

6. 保有個人データの第三者提供記録の開示等の請求について

当社が取得した個人情報及び保有する保有個人データについては、ご本人様の同意を得ず第三者に提供することはございません。
第三者提供に同意をいただいた個人情報を取扱う場合は、その記録を保持し、ご本人様からの開示の請求に回答出来るよう取扱い、更には、当社のホームページに第三者提供の取扱い内容を公表いたします。

7. 保有個人データの安全管理のために講じる措置についてのご案内

当社は、個人情報保護法第23条「安全管理措置」への取組みとして、保有個人データを厳正に取扱うため、JIS Q 15001に準拠した個人情報保護方針、更には個人情報保護規定等を制定し、個人情報保護マネジメントシステムを実践運用しております。
個人情報(保有個人データを含む)の適正な取扱いを行うための取組みとして、以下の取組みを実践推進します。

◎講ずべき安全管理措置

1).　保有個人データの取扱いに係る規定等の整備
個人データの取扱いにおけるライフサイクル(取得・利用・保存・提供・削除・廃棄等)において、取扱いのルールを定め、取扱者に、これを徹底し、安全な取扱い方法、リスクの把握により適正な運用を確実にする。

2).　組織的安全管理措置
個人データの取扱いに関する責任者、管理者の選任と役割責任を明確化し、それぞれ担当責任者に職務を遂行させる。また、日常の個人データ等の取扱い状況を自主点検させ不適切な取組みに対する改善、規範の見直し等を継続的に取組む。

3).　人的安全管理措置
従業者に個人データの適正な取扱いを周知徹底するために継続的に管理者及び社員に対して適切な教育を実行する。また、管理者及び従業者全員に対して秘密保持誓約を締結する。

4).　物理的安全管理措置
個人データを取扱う区域への入退室管理を厳格に維持するとともに、更に個人データを取扱う情報設備機器、通信環境のセキュリティ確保、電子媒体の取扱い、また個人情報が記載された書類の取扱い及び廃棄等に対しても運用の規準を定め、継続して安全管理措置を施す。

5).　技術的安全管理措置
個人データを取扱う情報設備機器についてはアクセス権限を厳格に定め、あわせて取扱う従業者を可能な限り限定し安全性を維持する。
また、情報システム環境の安全性を維持するため、不正アクセス又は不正ソフトウエアからの攻撃を防御する仕組み環境を構築する。

8．認定個人情報保護団体へ登録のご案内

当社は「個人情報保護に関する法律」第37条第1項に基づき認定個人情報保護団体に加盟登録しております。
　○加盟団体 ： 一般財団法人　日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)　認定個人情報保護団体事務局
　○住所　　 ：　〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル 12F
　○電話 ： 03(5860)7565 / フリーダイアル 0120-700-779
※注記) 当社の個人情報の取扱い、事業、サービス等に関する苦情また問合せは、直接４項に記載ご案内の連絡先にお願いいたします。

以上、当社の開示対象個人情報の開示等に対する取扱い、また開示等のご請求に関する取扱いについて
知り得る状態を確保するための当社からのご案内とさせていただきます。

また、開示等のお求めに伴いご提示いただきました個人情報については、ご本人様の確認と弊社の手続き上の管理資料として取扱い
受領させていただいた個人情報等は目的外の利用と取扱いはしないことをご案内申し上げます。

以上

最終改定日：２０２２年１０月１日（１６版）